Leden geven in de ZoppaBox-app door of ze bij een repetitie of optreden zijn. Bestuur en dirigent zien direct de bezetting per sectie en instrument, en bekijken achteraf de aanwezigheid per lid en per periode.
ZoppaBox is een digitaal verenigingsplatform voor muziekverenigingen, zoals harmonieën, fanfares, dweilorkesten, brassbands, drumbands, koren en orkesten. Aanwezigheid bijhouden gaat in vier stappen:
Je stuurt dus geen presentielijst meer rond en hoeft niets met de hand te turven. De cijfers komen uit de aan- en afmeldingen die leden zelf doorgeven.
Leden reageren met één tik. Jij ziet per repetitie en optreden meteen wie er komt.
Leden zien hun repetities en optredens in de agenda en geven direct door of ze komen.
Zie per instrument en sectie hoeveel spelers er komen en wie er ontbreekt.
Een lid dat niet kan, laat een opmerking achter. Zo hoef je niet na te bellen.
Van de eerste afmelding tot het jaaroverzicht voor de ledenvergadering: dit zit erin.
Leden kiezen aanwezig of afwezig, en desgewenst misschien. Bij repetities staan ze standaard aanwezig en melden ze zich alleen af als ze niet kunnen, tot de afmeldtermijn die jij instelt.
Elke groep, zoals de harmonie, het jeugdorkest of de slagwerkgroep, heeft eigen leden, instrumenten en secties. Is een repetitie alleen voor het koper? Dan tellen de andere secties als niet verwacht.
Vraag bij een optreden wie er kan. Leden krijgen een pushmelding en als je wilt ook een e-mail, en zien direct op welke optredens ze nog moeten reageren.
Stel een reageer-voor-datum in. Wie nog niet heeft gereageerd, krijgt 24 uur en 1 uur voor die deadline vanzelf een herinnering. Je kunt ook zelf een herinnering sturen.
Meldt iemand zich op de dag zelf nog af voor een repetitie? Dan krijgt de groepsbeheerder meteen een pushbericht, zodat er nog geschakeld kan worden.
Zie per repetitie en optreden per sectie en instrument wie er komt, wie afwezig is en wie nog niet heeft gereageerd. Gastspelers en crew staan apart.
Kies een periode, bijvoorbeeld een seizoen, en zie per lid elke repetitie en elk optreden met een aanwezigheidspercentage, gegroepeerd per instrument.
Geeft je vereniging les? In de lessenadministratie markeert de docent per les wie er afwezig was en zie je per leerling hoeveel lessen hij aanwezig was.
Met rollen en rechten bepaal je wie de rapportage mag zien. Per groep kies je of leden de bezetting kunnen bekijken.
Veel verenigingen beginnen met een spreadsheet of een groepsapp. Dat werkt prima, tot de vereniging groeit of meerdere groepen heeft.
| Onderdeel | Excel of Google Sheets | WhatsApp-groep | ZoppaBox |
|---|---|---|---|
| Wie houdt het bij? | Eén persoon vult de lijst in | Leden reageren in de groep, iemand telt de reacties | Leden geven het zelf door in de app |
| Overzicht per sectie of instrument | Zelf bijhouden met kolommen of filters | Niet beschikbaar: terugscrollen en tellen | Automatisch per sectie en instrument |
| Wie heeft nog niet gereageerd? | Zelf nagaan | Zelf nagaan | Zichtbaar per repetitie of optreden |
| Herinneringen | Zelf sturen | Zelf sturen | Automatisch, alleen naar wie nog niet reageerde |
| Rapportage per lid en periode | Mogelijk met formules die je zelf onderhoudt | Niet beschikbaar | Ingebouwd, voor elke periode die je kiest |
| Kosten | Gratis | Gratis | Vanaf €4,95 per maand, eerste 3 maanden gratis |
Heb je een kleine groep met één repetitie per week? Dan kan een gedeelde spreadsheet prima volstaan. In ons artikel Hoe houd je de aanwezigheid bij van een muziekvereniging? zetten we alle methoden op een rij, met de voor- en nadelen van elk.
Een harmonie repeteert elke donderdagavond en heeft daarnaast een jeugdorkest. De secretaris stelt voor beide groepen één keer een repetitierooster in. De repetities verschijnen vanzelf in de agenda van de leden.
Leden staan standaard aanwezig en melden zich in de app af als ze niet kunnen, bijvoorbeeld tot 12 uur van tevoren. Kan een klarinettist op de dag zelf toch niet, dan krijgt de groepsbeheerder een pushbericht.
Voor het voorjaarsconcert vraagt het bestuur in de agenda de beschikbaarheid uit, met een reageer-voor-datum. Wie niet reageert, krijgt automatisch een herinnering. Ziet de dirigent bij de bezetting dat er nog geen hoornist is, dan kan hij op tijd een gastspeler vragen.
Aan het eind van het seizoen kiest het bestuur in de rapportage de periode september tot en met juni. Per lid staat er een aanwezigheidspercentage, handig voor de jaarvergadering of een gesprek met een lid dat vaak ontbreekt.
Aanwezigheid bijhouden in ZoppaBox is gemaakt voor verenigingen die met vaste repetities en wisselende optredens werken:
Het aantal leden is onbeperkt in elk abonnement. ZoppaBox werkt als app op iPhone en Android en in de browser op de computer.
De eenvoudigste manier is leden zelf hun aan- en afmeldingen te laten doorgeven, in plaats van een presentielijst bij te houden. In ZoppaBox doen leden dat in de app voor elke repetitie en elk optreden. Het bestuur ziet de bezetting per sectie en de aanwezigheid per lid en periode in de rapportage.
Ja. Bij repetities staan leden standaard aanwezig en melden ze zich met één tik af als ze niet kunnen, eventueel met een opmerking. Je stelt zelf in tot hoeveel uur van tevoren afmelden kan en of de optie misschien beschikbaar is.
Ja. Geef je een optreden een reageer-voor-datum, dan krijgen leden die nog niet hebben gereageerd 24 uur en 1 uur voor die deadline automatisch een pushmelding. Je kunt ook zelf een herinnering sturen naar iedereen die nog niet heeft gereageerd.
Voor repetities en optredens is de aanwezigheid gebaseerd op de aan- en afmeldingen van leden: wie zich niet afmeldt voor een repetitie, telt als aanwezig. Bij muzieklessen markeert de docent per les wie er afwezig was.
Ja. In de rapportage kies je een begin- en einddatum en zie je per lid elke repetitie en elk optreden, met een aanwezigheidspercentage in groen, oranje of rood. Leden uit secties die niet verwacht werden, tellen niet mee.
Dat bepaal je zelf. Via rollen en rechten geef je bijvoorbeeld het bestuur en de dirigent toegang tot de rapportage. Per groep stel je in of leden de bezetting van een repetitie of optreden mogen zien.
Aan- en afmelden voor repetities en optredens zit al in het Basis-abonnement van €4,95 per maand (incl. btw), met onbeperkt aantal leden. Elke vereniging kan ZoppaBox eerst 3 maanden gratis proberen. Bekijk alle abonnementen.
Probeer ZoppaBox 3 maanden gratis. Geen installatiegedoe, gewoon beginnen.
Gratis proberen →