Privacyverklaring

ZoppaBox hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke rol ZoppaBox heeft bij de verwerking van persoonsgegevens en hoe daarmee wordt omgegaan.

1 – Wie is ZoppaBox?

ZoppaBox is een Nederlands online platform voor muziekverenigingen en andere muzikale organisaties.

Voor vragen over privacy kan contact worden opgenomen via info@zoppabox.com.

2 – Welke rol heeft ZoppaBox?

ZoppaBox als verwerkingsverantwoordelijke

ZoppaBox verwerkt bepaalde persoonsgegevens voor haar eigen bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor:

• abonnementen en overeenkomsten;
• klantadministratie;
• facturatie en betalingen;
• accountbeheer;
• communicatie;
• ondersteuning;
• beveiliging;
• technisch beheer.

Voor deze verwerkingen bepaalt ZoppaBox zelf het doel en de middelen.

ZoppaBox als verwerker

Verenigingen gebruiken ZoppaBox voor hun eigen verenigingsactiviteiten.

Voor persoonsgegevens die een Vereniging daarvoor in ZoppaBox vastlegt, bepaalt de Vereniging waarom deze gegevens worden verwerkt en wie toegang krijgt.

De Vereniging is in dat geval in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en ZoppaBox verwerker.

De afspraken hierover zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst van ZoppaBox.

3 – Welke persoonsgegevens kunnen via ZoppaBox worden verwerkt?

Afhankelijk van het gebruik kunnen onder meer worden verwerkt:

• naam;
• adres en woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• profielfoto;
• lidmaatschapsgegevens;
• aanwezigheidsgegevens;
• instrument, groep of sectie;
• functies en rollen;
• les- en planningsgegevens;
• gegevens van ouders/verzorgers;
• relatie- en donateursgegevens;
• documenten;
• foto's en media;
• berichten en reacties;
• evenement- en ticketgegevens;
• gegevens in maatwerkvelden;
• account- en autorisatiegegevens;
• technische en beveiligingsgegevens.

4 – Bijzondere persoonsgegevens

Vrije tekstvelden, documenten, foto's, berichten, maatwerkvelden en andere Content kunnen in bepaalde gevallen bijzondere persoonsgegevens bevatten.

De betreffende Vereniging bepaalt of het noodzakelijk en rechtmatig is deze informatie te verwerken en wie toegang krijgt.

ZoppaBox verwerkt dergelijke gegevens namens de Vereniging en gebruikt deze niet voor eigen reclame- of marketingdoeleinden.

5 – Welke gegevens verwerkt ZoppaBox voor zichzelf?

Voor haar eigen bedrijfsvoering kan ZoppaBox onder meer verwerken:

• naam en contactgegevens van contactpersonen;
• organisatiegegevens;
• accountgegevens;
• abonnements- en factuurgegevens;
• betaalgegevens voor zover noodzakelijk;
• correspondentie en supportvragen;
• technische en beveiligingsgegevens.

6 – Waarom verwerken wij deze gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerkt ZoppaBox persoonsgegevens voor:

• uitvoering van overeenkomsten;
• toegang tot de Dienst;
• beheer van abonnementen;
• betalingen;
• ondersteuning;
• noodzakelijke communicatie;
• beveiliging;
• fraudepreventie;
• technisch beheer;
• wettelijke verplichtingen.

De grondslag kan bestaan uit uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer dat vereist is.

7 – Gegevens van Verenigingen

De Vereniging bepaalt zelf welke persoonsgegevens zij binnen de beschikbare mogelijkheden van ZoppaBox verwerkt.

ZoppaBox verwerkt deze gegevens namens de Vereniging overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst.

ZoppaBox verkoopt persoonsgegevens van Verenigingen of hun leden niet.

Persoonsgegevens die ZoppaBox uitsluitend als verwerker ontvangt, worden niet gebruikt voor eigen reclame- of marketingdoeleinden.

8 – Minderjarigen

ZoppaBox kan worden gebruikt voor de administratie van jeugdleden en leerlingen.

Hierdoor kunnen persoonsgegevens van minderjarigen en hun ouders of verzorgers worden verwerkt.

De betreffende Vereniging is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van deze verwerking en voor het verkrijgen van toestemming wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

9 – Toegang door ZoppaBox

Bevoegde personen binnen ZoppaBox kunnen toegang krijgen tot klantgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor:

• technische ondersteuning;
• foutoplossing;
• onderhoud;
• beveiliging;
• ontwikkeling;
• kwaliteitsverbetering.

Toegang wordt beperkt tot situaties waarin deze noodzakelijk is en vindt plaats onder vertrouwelijkheid.

Waar redelijkerwijs mogelijk wordt voor ontwikkeling en analyse gewerkt met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens.

10 – Dienstverleners en subverwerkers

ZoppaBox maakt gebruik van externe dienstverleners voor onder meer:

• cloudhosting;
• gegevensopslag;
• authenticatie;
• e-mail;
• pushnotificaties;
• betalingen;
• technische infrastructuur;
• monitoring en beveiliging.

Wanneer deze partijen namens ZoppaBox persoonsgegevens verwerken, worden passende afspraken over privacy en beveiliging gemaakt.

Een actuele lijst van relevante subverwerkers is beschikbaar via zoppabox.com.

11 – Doorgifte buiten de EER

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt ZoppaBox waar vereist voor een geldig doorgiftemechanisme overeenkomstig de AVG.

12 – Beveiliging

ZoppaBox treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en ongeoorloofde verstrekking.

Daarbij worden waar passend maatregelen toegepast op het gebied van versleuteling, authenticatie, autorisaties, toegangsbeheer, monitoring en herstelmogelijkheden.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

13 – Bewaartermijnen

ZoppaBox bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze worden verwerkt of zolang als wettelijk verplicht.

Administratieve en factuurgegevens worden gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaard.

Gegevens die uitsluitend namens een Vereniging worden verwerkt, worden na beëindiging behandeld overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst.

Gegevens kunnen na verwijdering uit de actieve omgeving nog maximaal 30 dagen aanwezig blijven in technische back-ups, totdat deze volgens de reguliere retentiecyclus worden verwijderd of overschreven.

14 – Beveiligingsincidenten en datalekken

ZoppaBox heeft procedures voor het beoordelen en afhandelen van beveiligingsincidenten.

Wanneer een incident betrekking heeft op persoonsgegevens die namens een Vereniging worden verwerkt, informeert ZoppaBox de betreffende Vereniging zonder onredelijke vertraging overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst.

15 – Rechten van betrokkenen

Wanneer ZoppaBox zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kan een betrokkene afhankelijk van de situatie verzoeken om:

• inzage;
• rectificatie;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• bezwaar;
• dataportabiliteit;
• intrekking van toestemming.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die een Vereniging via ZoppaBox verwerkt, is die Vereniging in beginsel verantwoordelijk voor het verzoek. ZoppaBox ondersteunt de Vereniging waar nodig.

16 – Cookies en vergelijkbare technieken

De website van ZoppaBox gebruikt de volgende cookies en vergelijkbare technieken:

• Functionele cookie (zoppabox_cookie_consent): onthoudt de keuze die je in de cookiemelding hebt gemaakt, zodat de melding niet steeds opnieuw verschijnt. Deze cookie wordt maximaal 1 jaar bewaard.
• Analytische cookies van Google Analytics (_ga en _ga_*): hiermee meten we hoe bezoekers de website gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina's worden bekeken en hoe bezoekers op de website terechtkomen. Deze cookies worden alleen geplaatst als je daarvoor toestemming geeft via "Alles accepteren" in de cookiemelding. Google Analytics is een dienst van Google. Daarbij worden onder meer apparaat- en browsergegevens, een benaderde locatie en gegevens over paginabezoeken naar Google verstuurd; deze gegevens kunnen ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Deze cookies worden maximaal 2 jaar bewaard.
• Technisch noodzakelijke opslag in de ZoppaBox-app: de app gebruikt technisch noodzakelijke opslag in je browser of op je apparaat, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden en de app goed en veilig te laten werken.

Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen. Trek je je toestemming in, dan worden de cookies van Google Analytics verwijderd. Daarnaast kun je cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser.

17 – Klachten

Bij vragen of klachten over privacy kan contact worden opgenomen met ZoppaBox.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18 – Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de Dienst, gebruikte technieken, leveranciers of wetgeving veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op zoppabox.com.

19 – Contact

Voor privacyvragen kan contact worden opgenomen via info@zoppabox.com.

Terug naar de homepage