Datenschutzerklärung

ZoppaBox legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Rolle ZoppaBox bei der Verarbeitung personenbezogener Daten hat und wie damit umgegangen wird.

1 – Wer ist ZoppaBox?

ZoppaBox ist eine niederländische Online-Plattform für Musikvereine und andere musikalische Organisationen.

Bei Fragen zum Datenschutz kannst du uns unter info@zoppabox.com erreichen.

2 – Welche Rolle hat ZoppaBox?

ZoppaBox als Verantwortlicher

ZoppaBox verarbeitet bestimmte personenbezogene Daten für den eigenen Geschäftsbetrieb, zum Beispiel für:

• Abonnements und Verträge;
• Kundenverwaltung;
• Rechnungsstellung und Zahlungen;
• Kontoverwaltung;
• Kommunikation;
• Support;
• Sicherheit;
• technische Verwaltung.

Für diese Verarbeitungen legt ZoppaBox Zwecke und Mittel selbst fest.

ZoppaBox als Auftragsverarbeiter

Vereine nutzen ZoppaBox für ihre eigenen Vereinsaktivitäten.

Für personenbezogene Daten, die ein Verein dafür in ZoppaBox erfasst, bestimmt der Verein, warum diese Daten verarbeitet werden und wer Zugang erhält.

Der Verein ist in diesem Fall grundsätzlich Verantwortlicher und ZoppaBox Auftragsverarbeiter.

Die Vereinbarungen hierzu sind im Auftragsverarbeitungsvertrag von ZoppaBox festgelegt.

3 – Welche personenbezogenen Daten können über ZoppaBox verarbeitet werden?

Je nach Nutzung können unter anderem verarbeitet werden:

• Name;
• Adresse und Wohnort;
• Telefonnummer;
• E-Mail-Adresse;
• Geburtsdatum;
• Profilfoto;
• Mitgliedschaftsdaten;
• Anwesenheitsdaten;
• Instrument, Gruppe oder Register;
• Funktionen und Rollen;
• Unterrichts- und Planungsdaten;
• Daten von Eltern/Erziehungsberechtigten;
• Kontakt- und Spenderdaten;
• Dokumente;
• Fotos und Medien;
• Nachrichten und Reaktionen;
• Veranstaltungs- und Ticketdaten;
• Daten in benutzerdefinierten Feldern;
• Konto- und Berechtigungsdaten;
• technische und Sicherheitsdaten.

4 – Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Freitextfelder, Dokumente, Fotos, Nachrichten, benutzerdefinierte Felder und andere Inhalte können in bestimmten Fällen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten.

Der betreffende Verein entscheidet, ob die Verarbeitung dieser Informationen erforderlich und rechtmäßig ist und wer Zugang erhält.

ZoppaBox verarbeitet solche Daten im Namen des Vereins und verwendet sie nicht für eigene Werbe- oder Marketingzwecke.

5 – Welche Daten verarbeitet ZoppaBox für sich selbst?

Für den eigenen Geschäftsbetrieb kann ZoppaBox unter anderem verarbeiten:

• Name und Kontaktdaten von Ansprechpartnern;
• Organisationsdaten;
• Kontodaten;
• Abonnement- und Rechnungsdaten;
• Zahlungsdaten, soweit erforderlich;
• Korrespondenz und Supportanfragen;
• technische und Sicherheitsdaten.

6 – Warum verarbeiten wir diese Daten?

Je nach Situation verarbeitet ZoppaBox personenbezogene Daten für:

• die Erfüllung von Verträgen;
• den Zugang zum Dienst;
• die Verwaltung von Abonnements;
• Zahlungen;
• Support;
• notwendige Kommunikation;
• Sicherheit;
• Betrugsprävention;
• technische Verwaltung;
• gesetzliche Pflichten.

Rechtsgrundlage kann die Erfüllung eines Vertrags, eine rechtliche Verpflichtung, ein berechtigtes Interesse oder, soweit erforderlich, eine Einwilligung sein.

7 – Daten der Vereine

Der Verein bestimmt selbst, welche personenbezogenen Daten er im Rahmen der verfügbaren Möglichkeiten von ZoppaBox verarbeitet.

ZoppaBox verarbeitet diese Daten im Namen des Vereins gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

ZoppaBox verkauft keine personenbezogenen Daten von Vereinen oder deren Mitgliedern.

Personenbezogene Daten, die ZoppaBox ausschließlich als Auftragsverarbeiter erhält, werden nicht für eigene Werbe- oder Marketingzwecke verwendet.

8 – Minderjährige

ZoppaBox kann für die Verwaltung von Jugendmitgliedern und Schülern genutzt werden.

Dadurch können personenbezogene Daten von Minderjährigen und ihren Eltern oder Erziehungsberechtigten verarbeitet werden.

Der betreffende Verein ist für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung und für die Einholung einer Einwilligung verantwortlich, sofern dies gesetzlich erforderlich ist.

9 – Zugriff durch ZoppaBox

Befugte Personen bei ZoppaBox können Zugriff auf Kundendaten erhalten, wenn dies erforderlich ist für:

• technischen Support;
• Fehlerbehebung;
• Wartung;
• Sicherheit;
• Entwicklung;
• Qualitätsverbesserung.

Der Zugriff ist auf Situationen beschränkt, in denen er erforderlich ist, und erfolgt unter Wahrung der Vertraulichkeit.

Soweit zumutbar möglich, werden für Entwicklung und Analyse anonymisierte oder pseudonymisierte Daten verwendet.

10 – Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter

ZoppaBox nutzt externe Dienstleister unter anderem für:

• Cloud-Hosting;
• Datenspeicherung;
• Authentifizierung;
• E-Mail;
• Push-Benachrichtigungen;
• Zahlungen;
• technische Infrastruktur;
• Monitoring und Sicherheit.

Verarbeiten diese Parteien personenbezogene Daten im Auftrag von ZoppaBox, werden angemessene Vereinbarungen zu Datenschutz und Sicherheit getroffen.

Eine aktuelle Liste der relevanten Unterauftragsverarbeiter ist über zoppabox.com verfügbar.

11 – Übermittlung außerhalb des EWR

Werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, sorgt ZoppaBox, soweit erforderlich, für einen gültigen Übermittlungsmechanismus gemäß der DSGVO.

12 – Sicherheit

ZoppaBox trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung und unbefugter Offenlegung zu schützen.

Dabei werden, soweit angemessen, Maßnahmen in den Bereichen Verschlüsselung, Authentifizierung, Berechtigungen, Zugriffsverwaltung, Monitoring und Wiederherstellung angewandt.

Kein digitales System kann absolute Sicherheit garantieren.

13 – Aufbewahrungsfristen

ZoppaBox bewahrt personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für den Zweck ihrer Verarbeitung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Verwaltungs- und Rechnungsdaten werden für die geltende gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.

Daten, die ausschließlich im Namen eines Vereins verarbeitet werden, werden nach Beendigung gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag behandelt.

Nach der Löschung aus der aktiven Umgebung können Daten höchstens 30 Tage in technischen Backups verbleiben, bis diese gemäß dem regulären Aufbewahrungszyklus gelöscht oder überschrieben werden.

14 – Sicherheitsvorfälle und Datenpannen

ZoppaBox verfügt über Verfahren zur Bewertung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen.

Betrifft ein Vorfall personenbezogene Daten, die im Namen eines Vereins verarbeitet werden, informiert ZoppaBox den betreffenden Verein unverzüglich gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

15 – Rechte der betroffenen Personen

Ist ZoppaBox selbst Verantwortlicher, kann eine betroffene Person je nach Situation Folgendes beantragen:

• Auskunft;
• Berichtigung;
• Löschung;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Widerspruch;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerruf der Einwilligung.

Betrifft ein Antrag personenbezogene Daten, die ein Verein über ZoppaBox verarbeitet, ist grundsätzlich dieser Verein für den Antrag verantwortlich. ZoppaBox unterstützt den Verein bei Bedarf.

16 – Cookies und ähnliche Technologien

Die Website von ZoppaBox verwendet die folgenden Cookies und ähnlichen Technologien:

• Funktionales Cookie (zoppabox_cookie_consent): speichert die Auswahl, die du im Cookie-Hinweis getroffen hast, damit der Hinweis nicht immer wieder erscheint. Dieses Cookie wird höchstens 1 Jahr gespeichert.
• Analyse-Cookies von Google Analytics (_ga und _ga_*): damit messen wir, wie Besucher die Website nutzen, zum Beispiel welche Seiten aufgerufen werden und wie Besucher auf die Website gelangen. Diese Cookies werden nur gesetzt, wenn du über „Alle akzeptieren“ im Cookie-Hinweis deine Einwilligung gibst. Google Analytics ist ein Dienst von Google. Dabei werden unter anderem Geräte- und Browserdaten, ein ungefährer Standort und Daten über Seitenaufrufe an Google übermittelt; diese Daten können auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Diese Cookies werden höchstens 2 Jahre gespeichert.
• Technisch notwendige Speicherung in der ZoppaBox-App: die App nutzt technisch notwendige Speicherung in deinem Browser oder auf deinem Gerät, zum Beispiel um dich angemeldet zu halten und die App ordnungsgemäß und sicher funktionieren zu lassen.

Du kannst deine Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern. Widerrufst du deine Einwilligung, werden die Cookies von Google Analytics gelöscht. Außerdem kannst du Cookies jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen oder blockieren.

17 – Beschwerden

Bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz kann Kontakt mit ZoppaBox aufgenommen werden.

Darüber hinaus hat jede betroffene Person das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einzureichen.

18 – Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Technologien, Lieferanten oder die Gesetzgebung ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf zoppabox.com veröffentlicht.

19 – Kontakt

Bei Datenschutzfragen kannst du uns unter info@zoppabox.com erreichen.

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