Contributie innen bij een muziekvereniging: hoe werkt het?

Begin bij contributiesoorten en perioden

Voordat je gaat innen, moet duidelijk zijn wie wat betaalt. De meeste verenigingen werken met een paar contributiesoorten, zoals senior, jeugd en steunend lid. De ledenvergadering stelt de bedragen meestal vast.

Bepaal daarna hoe vaak je int: per jaar, per half jaar, per kwartaal of per maand. Jaarlijks innen is het minste werk. Kleinere termijnen zijn voor leden prettiger, maar betekenen meer betalingen om te controleren. Spreek ook af wat er gebeurt als iemand halverwege het jaar lid wordt of stopt.

Drie manieren om contributie te innen

1. Automatische incasso

Het lid geeft eenmalig toestemming, en de vereniging schrijft het bedrag elke periode af. Voor de penningmeester is dit het minste werk en de betrouwbaarste manier: niemand hoeft eraan te denken om te betalen. Je hebt wel een incassocontract met je bank nodig en een machtiging van elk lid.

2. Factuur met overboeking

Elk lid krijgt een factuur en maakt het bedrag zelf over. Je hebt geen incassocontract nodig, maar je moet betalingen controleren en herinneringen sturen naar wie nog niet heeft betaald.

3. Betaalverzoek

Een betaalverzoek via de bank is laagdrempelig voor kleine bedragen of eenmalige bijdragen. Voor een hele ledenlijst wordt het lastig om bij te houden welke verzoeken zijn betaald.

Zo werkt een SEPA-incasso voor een vereniging

1. Sluit een incassocontract met je bank. Daarmee krijgt de vereniging een incassant-ID. Pas daarna mag je machtigingen vragen.
2. Vraag elk lid om een machtiging. Voor contributie is dat meestal een doorlopende machtiging. Daarin staan onder meer het woord SEPA, je incassant-ID, een uniek kenmerk, en de naam en het IBAN van het lid.
3. Kondig de incasso aan. Laat leden vooraf weten welk bedrag wanneer wordt afgeschreven. Standaard doe je dat uiterlijk 14 dagen van tevoren, tenzij je met het lid een andere termijn hebt afgesproken.
4. Lever het incassobestand aan bij je bank. Je boekhoudpakket of bankomgeving maakt dit bestand van alle te incasseren bedragen.
5. Verwerk terugboekingen. Een lid kan een incasso binnen 8 weken zonder opgave van reden laten terugboeken. Bij een incasso zonder geldige machtiging is dat 13 maanden.

Let op: een machtiging vervalt als er 36 maanden niet op is geïncasseerd. Bewaar machtigingen ook na intrekking nog een tijd, zodat je kunt aantonen dat een incasso terecht was. De precieze voorwaarden verschillen per bank; vraag ze op bij jouw bank.

Bijhouden wie heeft betaald

Met incasso’s en overboekingen komen betalingen binnen op de bankrekening. Een boekhoudpakket koppelt die aan de openstaande facturen, zodat je per lid ziet wat nog open staat. Zonder boekhoudpakket doe je dat met een spreadsheet, wat bij een grotere vereniging veel tijd kost.

Houd ook storneringen in de gaten. Een teruggeboekte incasso betekent dat het bedrag alsnog open staat, en dat het lid een herinnering of een factuur moet krijgen.

Privacy en bankgegevens

IBAN-nummers en machtigingen zijn persoonsgegevens. Beperk wie erbij kan, het liefst tot de penningmeester, en bewaar ze niet in losse bestanden die worden rondgemaild. Lees meer in ons artikel over de AVG voor muziekverenigingen.

Contributie innen met ZoppaBox

In ZoppaBox leg je per lid in de ledenadministratie de contributiesoort en de betaalwijze vast. Met contributiebeheer factureer je daarna per jaar, half jaar, kwartaal of maand in een paar klikken. Alleen wie in die periode lid was, wordt gefactureerd.

• De facturen komen in e-Boekhouden, met de opdracht om het bedrag te incasseren. Het SEPA-bestand maak je daar.
• IBAN en machtiging staan alleen in e-Boekhouden. ZoppaBox bewaart geen bankgegevens.
• Het voorbeeld vooraf laat zien bij welke leden een IBAN of machtiging ontbreekt.
• Zet je Mijn contributie aan, dan zien leden in de app hun eigen facturen, open of betaald.

Hoe de koppeling werkt, lees je in Koppeling met e-Boekhouden: contributie innen zonder dubbel werk.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik contributie automatisch incasseren?

Sluit een incassocontract met je bank, vraag elk lid om een doorlopende SEPA-machtiging en lever per periode een incassobestand aan bij de bank. Een boekhoudpakket of verenigingssoftware maakt dat bestand voor je.

Hoe lang van tevoren moet ik een incasso aankondigen?

Standaard uiterlijk 14 dagen voor de incasso, tenzij je met het lid een andere termijn hebt afgesproken, bijvoorbeeld in de machtiging of de voorwaarden van de vereniging.

Kan een lid een contributie-incasso terugboeken?

Ja. Binnen 8 weken na afschrijving kan dat zonder opgave van reden. Bij een incasso zonder geldige machtiging kan het lid tot 13 maanden na afschrijving terugboeken.

Welke software is geschikt voor contributiebeheer?

Kies software die je ledenlijst en je boekhouding gelijk houdt, zodat je niet twee lijsten bijwerkt. ZoppaBox doet dat met een koppeling met e-Boekhouden. Zo werkt contributiebeheer in ZoppaBox.