Wat doet de koppeling?
Veel muziekverenigingen doen hun boekhouding in e-Boekhouden. Tot nu toe betekende dat voor de penningmeester vaak dubbel werk: ledenlijsten exporteren, bedragen uitrekenen in Excel en facturen één voor één aanmaken. Met de koppeling tussen ZoppaBox en e-Boekhouden is dat verleden tijd.
ZoppaBox weet wie er lid is, welke contributiesoort iemand heeft en hoe iemand betaalt. e-Boekhouden doet de boekhouding en de incasso. De koppeling laat die twee samenwerken: in ZoppaBox maak je met een paar klikken de contributiefacturen aan, en ze staan direct geboekt in e-Boekhouden.
Zo werkt het, in vier stappen
Koppelen en instellen
De beheerder koppelt e-Boekhouden één keer via de verenigingsinstellingen. Daarna kies je in Contributiebeheer de periode (per jaar, halfjaar, kwartaal of maand), de grootboekrekeningen, de btw-code, het factuursjabloon en de betalingstermijn. Per contributiesoort kun je zelfs een eigen omzetrekening kiezen.
Controleren vóór je factureert
Kies de periode en bekijk eerst het overzicht. ZoppaBox rekent per lid het bedrag uit op basis van de contributiesoort en laat zien wie klaarstaat, wie al gefactureerd is en bij wie iets ontbreekt, zoals een machtiging. Je kunt leden nog uitvinken voordat je verdergaat.
Facturen aanmaken: automatisch geboekt
Met één klik maakt ZoppaBox per lid een verkoopfactuur aan in e-Boekhouden, met “factuurbedrag incasseren” al ingesteld. De factuur staat meteen in de boekhouding, op de debiteurenrekening en de juiste omzetrekening. Leden die nog niet in e-Boekhouden staan, worden automatisch als lid aangemaakt of bijgewerkt.
Incasseren via e-Boekhouden
Daarna maak je in e-Boekhouden het SEPA-incassobestand aan en bied je dat aan bij de bank. ZoppaBox onthoudt per lid en per periode welke factuur er is gemaakt, dus niemand krijgt per ongeluk twee keer een factuur.
Wat merken de leden ervan?
Ook voor leden wordt het overzichtelijker. Twee dingen springen eruit:
Een aankondiging per e-mail
Bij het aanmaken van de facturen kan de penningmeester met één vinkje een e-mail naar de leden sturen, bijvoorbeeld: “Binnenkort wordt de contributie voor 2027 van € 120,00 via automatische incasso afgeschreven.” Naam, bedrag en periode worden per lid automatisch ingevuld. De standaardtekst stel je één keer in en pas je per keer aan als dat nodig is. Zo weet iedereen vooraf waar die afschrijving vandaan komt, en dat scheelt vragen achteraf.
Zelf je facturen inzien
Zet de vereniging “Facturen tonen aan leden” aan, dan ziet elk lid in de app onder Mijn contributie zijn eigen facturen: het bedrag, of de factuur nog openstaat of al betaald is, en de factuur als pdf. Leden zien uitsluitend hun eigen facturen, nooit die van anderen.
Privacy: IBAN en machtiging staan alleen in e-Boekhouden. ZoppaBox leest ze op het moment van factureren en slaat ze zelf niet op.
De voordelen op een rij
- Geen exports en geen Excel meer: de ledenlijst in ZoppaBox is de basis.
- Facturen worden direct en correct geboekt, op de juiste grootboekrekeningen.
- Nooit dubbel factureren: per lid en per periode houdt ZoppaBox bij wat er al is gedaan.
- Je ziet vooraf wie geen machtiging heeft, zodat je dat kunt oplossen vóór de incasso.
- Leden krijgen een duidelijke aankondiging en kunnen hun eigen facturen inzien.
- Minder vragen en minder werk voor de penningmeester.
Hoe begin je?
Contributiebeheer met de e-Boekhouden-koppeling zit in het Plus- en Premium-abonnement van ZoppaBox. Je hebt daarnaast een eigen administratie bij e-Boekhouden nodig. De koppeling werkt voor leden met betaalwijze “incasso”.
Nog geen ZoppaBox? Je kunt het 3 maanden gratis proberen. Maak een gratis account aan en ontdek hoeveel tijd het jullie penningmeester bespaart. Lees ook meer over ledenbeheer in ZoppaBox.